نظامنامه نحوه ی فعالیت و تشکیل جلسات شورا/ستاد/کمیته ها و کارگروه ها

1- هدف و دامنه¬ی کاربرد هدف این نظام نامه ارائه چارچوبی برای شفاف ساختن نحوه¬ی فعالیت شورا/ستاد/کمیته¬ها و کارگروه¬های سازمان امور مالیاتی کشور از طریق نظام¬مند نمودن نحوه¬ی ارجاع و بررسی موضوعات، تشکیل جلسات، کنترل و نظارت بر اجرای برنامه¬ها و مصوبات، چگونگی ابلاغ و پیگیری مصوبات و شیوه¬ی گزارش¬دهی براساس مفاد دستورالعمل تشکیل شورای راهبری توسعه مدیریت و کارگروه¬های تخصصی سازمان امور مالیاتی کشور است. دامنه¬¬ی كاربرد اين نظام¬نامه کلیه¬ی شوراها/ستادها/کمیته¬ها و کارگروه¬ها در سطح ستاد سازمان و ادارات¬کل امور مالیاتی سراسر کشور مي¬باشد. 2- نحوه¬ی ارجاع و بررسی موضوعات این بخش از نظام¬نامه در واقع بند(4-11) دستورالعمل تشکیل شورای راهبری توسعه مدیریت و کارگروه¬های تخصصی موضوع نامه شماره 51369/200/د مورخ 17/8/1401 است و به دلیل نقش و اهمیت آن در فعالیت نظام¬مند مجامع تصمیم¬گیری و اجرایی تکرار می¬شود: 2-1- نظام ارجاع موضوعات الف- هر یک از مصوبات ابلاغی اعم از تصویب¬نامه¬ها، آیین¬نامه¬ها، دستورالعمل¬ها، بخشنامه¬ها، نامه¬ها و... وارده به سازمان که اجرای آنها منوط به طراحی برنامه یا تصمیم¬گیری فراتر از سطح اختیارات معاونت¬ها و واحدهای ستادی زیرمجموعه حوزه ریاست باشد، توسط "دبیر شورا" و یا "دبیر شورای معاونان" حسب مورد به مجمع ذیربط مندرج در این دستورالعمل ارجاع خواهد شد. دبیران مجامع مندرج در این دستورالعمل موظف هستند که براساس فوریت و محتوای موضوع، ضمن تعامل با واحد ذیربط، نامه یا مصوبه را با ذکر بازه زمانی بررسی اولیه ارجاع دهند. ب- هرگونه طرح، ایده، راهبرد و یا برنامه کلی که از سوی مراجع برون سازمانی به سازمان پیشنهاد شده و اجرای آنها منوط به طراحی برنامه یا تصمیم¬گیری فراتر از سطح اختیارات معاونت¬ها و یا واحدهای ستادی زیرمجموعه حوزه ریاست باشد، توسط "دبیر شورا" و یا "دبیر شورای معاونان" حسب مورد به مجمع ذیربط مندرج در این دستورالعمل ارجاع خواهد شد. دبیران مجامع مندرج در این دستورالعمل موظف هستند که براساس فوریت و محتوای موضوع، ضمن تعامل با واحد ذیربط، موضوع را با ذکر بازه زمانی بررسی اولیه ارجاع نمایند. پ- هرگونه طرح، ایده، هدف و یا راهبرد که از سوی رییس¬کل سازمان مورد تصویب و تأکید قرار گرفته باشد و اجرای آنها منوط به طراحی برنامه یا تصمیم¬گیری فراتر از سطح اختیارات معاونت¬ها و واحدهای ستادی زیرمجموعه حوزه ریاست باشد، توسط "دبیر شورا" و یا "دبیر شورای معاونان" حسب مورد به مجمع ذیربط مندرج در این دستورالعمل ارجاع خواهد شد. دبیران مجامع مندرج در این دستورالعمل موظف هستند که براساس فوریت و محتوای موضوع، ضمن تعامل با واحد ذیربط، نامه یا مصوبه را با ذکر بازه زمانی بررسی اولیه ارجاع دهند. ت- موضوعات فوری براساس صلاحدید رییس کل و یا معاونین سازمان، به واحد ستادی یا استانی ذیربط و یا کارگروه¬های موقت ارجاع خواهد شد. نکته: به منظور پیگیری و نظارت لازم بر مجامع تصمیم¬گیری و اجرایی و دبیران ذیربط آنها و همچنین پیشگیری از موازی¬¬کاری، رونوشتی از کلیه مکاتبات موضوع این بند با مجامع مندرج در این دستورالعمل به دبیرخانه شورای راهبری توسعه مدیریت (دفتر بودجه و نوسازی اداری) ارجاع خواهد شد. 2-2- نظام بررسی موضوعات الف- به منظور ارتقاء کیفیت تصمیمات متخذه و پرهیز از بحث¬های کارشناسی در سطوح تصمیم¬گیری، کلیه موضوعات قابل طرح در شورا/ستاد/کمیته¬های تخصصی، قبل از طرح موضوع در این مجامع بایستی مورد بررسی کارشناسی توسط واحد یا واحدهای ذیربط قرار گرفته و عنداللزوم نظرات سایر واحدهای مربوطه نیز اخذ گردیده و بعد مطرح شوند. ب- کلیه موضوعات قابل طرح در ستاد/کمیته¬های تخصصی و کارگروه¬های زیرمجموعه "شورا" بایستی قبل از طرح موضوع در جلسه به واحد یا واحدهای ذیربط ارجاع گردیده و نظرات کارشناسی آن واحدها اخذ گردد. پ- موضوعات فوری براساس صلاحدید رییس¬کل سازمان/"دبیر شورا" و یا "دبیر شورای معاونان"، حسب مورد در جلسات "شورا" و یا کمیته¬های تخصصی و ستاد/کارگروه¬ها، طرح شده و در صورت لزوم از مدیران واحدهای ستادی/اداراه¬کل امور مالیاتی ذیربط با حق رأی دعوت به عمل خواهد آمد. ت- کلیه بخشنامه¬ها، آیین¬نامه¬ها، دستورالعمل¬ها و شیوه¬نامه¬های مالیاتی، قراردادها، موافقت¬نامه¬ها، اسناد و مکاتبات تعهدآور برای سازمان، بایستی قبل از امضای نهایی برای اظهارنظر به دفتر حقوقی و قراردادهای مالیاتی ارسال شوند. دفتر مذکور موظف است در رابطه با بخشنامه¬ها، آیین¬نامه¬ها، دستورالعمل¬ها و شیوه¬نامه¬های مالیاتی طی حداکثر پنج روز کاری و در رابطه با قراردادها، موافقت-نامه¬ها، اسناد و مکاتبات تعهدآور برای سازمان طی حداکثر هفت روز کاری نظر خود در رابطه با موضوع ارجاع شده را اعلام نماید، عدم اظهارنظر در بازه¬های زمانی تعیین شده به منزله تأیید موضوع تلقی خواهد شد. در موارد خاص دفتر حقوقی و قراردادهای مالیاتی می تواند بصورت کتبی زمان تعیین شده را حداکثر هفت روز کاری دیگر تمدید نموده و مراتب را به واحد ارسال کننده اعلام نماید. 3- تشکیل جلسات 3-1- اقدامات پیش از تشکیل جلسه: 1-1-3-بررسی موضوع و سابقه آن - دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه قبل از گنجاندن هر موضوعی در دستور کار کمیته/کارگروه، بایستی از رعایت مفاد نظام ارجاع و بررسی موضوعات اطمینان حاصل نموده و از طرح موضوعات خارج از چهارچوب نظام یاد شده در دستور کار خودداری نماید. 2-1-3- هماهنگی¬های پیش از تشکیل جلسه - دبیر بایستی قبل از صدور دعوت¬نامه در رابطه با تاریخ، مکان، زمان، دستور کار جلسه و مدعوین غیرعضو با رییس شورا/ستاد/کمیته/کارگروه هماهنگی لازم را بعمل آورد. - در مواردی که حضور رییس¬کل و یا هریک از معاونان سازمان در جلسه ضروری باشد، رییس کمیته/کارگروه بایستی قبل از صدور دعوت¬نامه تاریخ، مکان و زمان برگزاری جلسه را با دفاتر ذیربط هماهنگ نماید. - در رابطه با حضور سایر افراد اعم از صاحب¬نظران، خبرگان، مدعوین، رؤسای مراکز ستادی، مدیران¬کل و کارشناسان که حضور شخص آنان در جلسه الزامی باشد، دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه بایستی هماهنگی¬های لازم را قبل از صدور دعوت¬نامه بعمل آورد. - در مواردی که لازم باشد هر یک از اعضای جلسه و یا مدعوین، گزارش و یا ارائه¬ای در قالب¬های گوناگون داشته باشد، حسب مورد بایستی رییس/دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه قبل از صدور دعوت¬نامه هماهنگی لازم را با ارائه دهنده موضوع بعمل آورد. - در صورتی که لازم باشد قبل از تشکیل جلسه از شرکت کنندگان در مورد موضوع و یا موضوعاتی نظرخواهی شود، رییس/دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه مکاتبات لازم را چند روز قبل از صدور دعوت¬نامه انجام خواهند داد. بدیهی است مدت زمان در نظر گرفته شده برای نظرخواهی بر اساس نوع موضوع و اهمیت آن و بر اساس صلاحدید دعوت کننده مشخص خواهد شد. در صورتی که زمان تعیین شده برای اظهارنظر کافی نباشد، مراتب باید بصورت کتبی به دعوت کننده اعلام شود. عدم اظهارنظر در بازه¬های زمانی تعیین شده به منزله تأیید موضوع تلقی خواهد شد. - در صورتی که لازم باشد مکان برگزاری جلسه در یکی از سالن¬های برگزاری جلسات ستاد سازمان برگزار گردد، دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه موظف به هماهنگی با اداره¬کل امور پشتیبانی و حصول اطمینان از در دسترس بودن مکان برگزاری در بازه¬ی زمانی مورد نظر می¬باشد. - دبیران ویژه کمیته¬های زیرمجموعه شورا در صورت نیاز به برگزاری جلسه کمیته¬ی ذیربط بایستی در رابطه با تاریخ، مکان و زمان و دستور کار جلسه با رییس کمیته هماهنگی بعمل آورند. 3-1-3- صدور دعوت¬نامه - در دعوت¬نامه¬های صادره بایستی تاریخ، مکان و زمان برگزاری جلسه و موضوعاتی که در جلسه مطرح خواهند شد و زمانی که به هر یک از موضوعات اختصاص خواهد یافت، مشخص شود. - دعوت¬نامه¬های صادره بایستی به امضای رییس یا دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه باشد. به غیر از موارد ضروری و فوری، دعوت¬نامه بایستی حداقل سه تا پنج روز کاری قبل از برگزاری جلسه صادر شود. در رابطه با جلسات ضروری و فوری علاوه بر ارسال دعوت¬نامه، دبیر بایستی بصورت تلفنی مدعوین را در جریان فوریت و ضرورت جلسه قرار داده و هماهنگی¬های لازم را بعمل آورد. - همراه با دعوت¬نامه بایستی مستندات هر یک از موضوعات در دستور کار شورا/ستاد/کمیته/کارگروه در سامانه مکاتبات اداری بارگذاری شود، و در صورتی¬که حجم مستندات بیش از اندازه مجاز در سامانه یاد شده باشد، لازم است مستندات ذیربط بصورت فیزیکی، لوح فشرده، حافظه¬های قابل انتقال الکترونیکی، ایمیل سازمانی و یا درج در فضاهای مشترک، همزمان با صدور دعوت¬نامه در اختیار مدعوین قرار گیرد. - دعوت¬نامه¬ی جلسات شورا/ستاد/کمیته که به ریاست رییس کل سازمان برگزار خواهند شد، با هماهنگی مدیرکل دفتر ریاست و امور بین¬الملل صادر خواهند شد. - در مواردی که دستور کار جلسه، موضوعاتی باشد که از قبل در مورد آنها از مدعوین، نظرخواهی صورت گرفته است، به منظور صرفه-جویی در وقت، صرفاً مواردی که بصورت مکتوب پاسخ داده شده¬اند در جلسه طرح خواهند شد و کسانی که پاسخ نداده¬اند، حق طرح مباحث جدید در رابطه با موضوعات نظرخواهی شده را مگر با موافقت رییس شورا/ستاد/کمیته/کارگروه ندارند. - دبیران ویژه کمیته¬های زیرمجموعه شورا در صورت نیاز به برگزاری جلسه فوری، علاوه بر صدور دعوت¬نامه کتبی، بایستی بصورت تلفنی مدعوین را در جریان فوریت و ضرورت جلسه قرار داده و هماهنگی¬های لازم را بعمل آورند. - در صورت برگزاری جلسه در یکی از سالن¬های برگزاری جلسات ستاد سازمان، علاوه بر هماهنگی قبل از صدور دعوت¬نامه با اداره¬کل امور پشتیبانی، لازم است رونوشتی از دعوت¬نامه نیز برای مدیرکل امور پشتیبانی ارسال شود. - دبیران کمیته¬ها موظفند به هنگام دعوت از اعضای کمیته از مدیرکل دفتر بودجه و نوسازی اداری به عنوان مسئول دبیرخانه شورا برای شرکت در جلسات دعوت بعمل آورند. 3-2- تشکیل جلسات: - اداره¬کل امور پشتیبانی وظایفی نظیر تهویه مطبوع، نظافت، آماده بودن دستگاه¬های صوتی و تصویری، رایانه و دستگاه¬های جانبی ارائه دهنده مطالب را بر عهده داشته و براساس نوع، سطح و زمان جلسه پذیرایی مناسب را بعمل خواهد آورد. - جلسات شورای معاونان براساس دستورالعمل اجرایی برگزاری جلسات شورای معاونان موضوع نامه شماره 7824/200/ص مورخ 23/5/1396 و اصلاحیه¬های بعدی آن تشکیل خواهد شد. - دبیر/ دبیر ویژه موظف است حداقل نیم ساعت قبل از برگزاری جلسه وضعیت سالن برگزاری جلسه را از نظر آماده بودن بررسی نماید. - رسمیت جلسات منوط به حضور رییس/ نایب رییس یا دبیر شورا/ستاد/کمیته/کارگروه و حداقل نصف اعضای دایمی هر مجمع می-باشد. - جلسات شورا/ستاد/کمیته¬ها به تشخیص رییس کمیته تشکیل خواهند شد. در هر صورت تعداد جلسات کمتر از یک جلسه در ماه نخواهد بود. - در جلسات شورا/ستاد/کمیته که به ریاست رییس کل سازمان برگزار خواهند شد، حضور دبیر شورای معاونان الزامی است و دبیران ذیربط موظفند به هنگام دعوت از اعضای مجمع از مدیرکل دفتر ریاست و امور بین¬الملل به عنوان دبیر شورای معاونان برای شرکت در جلسات دعوت بعمل آورند. - به منظور هماهنگی و نظارت دبیرخانه شورا بر چگونگی عملکرد کمیته¬ها، کلیه جلسات کمیته¬ها با حضور نماینده دبیرخانه شورا تشکیل می¬شوند. دبیران کمیته¬ها موظفند به هنگام دعوت از اعضای کمیته از مدیرکل دفتر بودجه و نوسازی اداری به عنوان مسئول دبیرخانه شورا برای شرکت در جلسات دعوت بعمل آورند. 4- گزارش¬دهی - پیش نویس مصوبات جلساتی که به ریاست رییس کل سازمان تشکیل می¬شوند، توسط دبیر جلسه تدوین گردیده و به مدیرکل دفتر ریاست و امور بین¬الملل ارائه خواهد شد تا پس از مشورت با رییس کل سازمان ابلاغ شوند. نحوه ابلاغ براساس توافق دبیر شورای معاونان و دبیر جلسه تعیین خواهد شد. در هر صورت مسئولیت اصلی پیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات چنین جلساتی با دبیر جلسه خواهد بود. - شورای راهبری توسعه مدیریت در هر فصل حداقل یک جلسه خواهد داشت. دبیرخانه شورا موظف است گزارش عملکرد برنامه¬های تدوین شده را در مقاطع زمانی سه ماهه به اعضای "شورا" ارائه نموده و در صورت لزوم گزارش را در جلسه "شورا" طرح نماید. کلیه واحدهای ستادی و ادارات کل امور مالیاتی موظف به همکاری با دبیرخانه شورا براساس برنامه¬های عملیاتی و زمان¬بندی¬¬های تدوین شده توسط دبیرخانه شورا می¬باشند. - دبیران شورا/ستاد/کمیته¬ها مسئولیت اصلی اجرای وظایف دبیرخانه¬ای از جمله انجام مکاتبات و پیگیری¬های مربوطه، ارائه گزارشات، پیگیری اجرای برنامه عملیاتی کمیته، تشکیل جلسات و صدور دعوت¬نامه، هماهنگی با اعضای کمیته، هماهنگی و تعامل با دبیرخانه شورا و همچنین نظارت بر عملکرد کارگروه¬های زیرمجموعه، طرح مصوبات کارگروه¬های زیرمجموعه در شورا/ ستاد/کمیته و پیگیری و نظارت بر چگونگی اجرای مصوبات در سطح ستاد و ادارات کل امور مالیاتی و ارائه گزارش¬های دوره¬ای در این زمینه را بر عهده دارند. - دبیران شورا/ستاد/کمیته¬ها کلیه صورتجلسات و تصمیمات را حداکثر سه روز بعد از برگزاری جلسه به دبیرخانه شورا ارسال می-نمایند. - دبیران ستاد/کمیته¬ها گزارش ماهانه پیشرفت برنامه¬ها، اقدامات و فعالیت¬های ستاد/کمیته و کارگروه¬های زیرمجموعه آن را حداکثر تا دهم ماه بعد به دبیرخانه شورا ارسال می¬نمایند. - دبیر ویژه "حقوق شهروندی" حداکثر تا پایان اردیبهشت¬ماه هرسال، موظف به احصاء مجموعه وظایف مربوط به خود و در صورت لزوم توزیع وظایف بین واحدهای ستادی و استانی ذیربط و ارائه نسخه¬ای از آن به دبیرخانه شورا و دبیر اصلی کمیته ذیربط می-باشند. - دبیران کارگروه¬ها کلیه صورتجلسات و تصمیمات را حداکثر سه روز بعد از برگزاری جلسه به دبیر کمیته بالادستی و دبیرخانه شورای راهبری ارسال می¬نمایند. - دبیر کارگروه توسعه مدیریت ادارات¬کل امور مالیاتی موظف است گزارش عملکرد سه ماهه و تجمعی برنامه¬های اصلاح نظام اداری و سند تحول دولت مردمی را تا حداکثر دهم¬ماه بعد به دبیرخانه شورای راهبری ارسال نماید. دبیرخانه شورا موظف است براساس گزارشات دریافتی، خلاصه¬ای از عملکرد سه ماهه برنامه¬های مذکور را به رییس و دبیرشورا ارائه نماید. - کارگروه¬های توسعه مدیریت ادارات کل امور مالیاتی موظفند گزارش عملکرد سال قبل برنامه¬های اصلاح نظام اداری و سند تحول دولت مردمی را حداکثر تا پایان فروردین¬ماه به دبیرخانه شورا ارسال نمایند. - دبیر کارگروه استقرار کامل سامانه سنیم در ادارات کل امور مالیاتی موظف به تدوین گزارش های ماهانه جهت ارائه به اداره¬کل فناوری اطلاعات بوده و گزارش¬های مذکور پس از طرح در کارگروه و تأیید مدیرکل ارسال خواهند شد. - اداره کل فناوری اطلاعات مسئول راهبری و پیگیری نحوه عملکرد و حل و فصل مشکلات احتمالی در موضوعات مرتبط با فناوری در کارگروه استقرار کامل سامانه سنیم می باشد. - دفتر حسابداری، وصول و استرداد مالیاتی مسئول راهبری و پیگیری نحوه عملکرد و حل و فصل مشکلات احتمالی در موضوعات مرتبط با درآمدهای مالیاتی در کارگروه استقرار کامل سامانه سنیم می باشد. - رییس کارگروه نحوه اجرای مواد 274 الی 277 ق.م.م در ادارات کل امور مالیاتی موظف به تهیه گزارش و آمار مربوط به عملکرد کارگروه و ارائه به کارگروه ستادی به صورت ماهانه می¬باشد.