ماده 6
ماده 6- مقررات مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک: الف- صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا الکترونیکی متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند: الف- 1) استفاده از دفاتردستی (کاغذی): 1- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد. 2- مؤدیانی که دفاتر دستی (کاغذی) نگهداری می نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده موصوف در هر سال برای ثبت عملیات مالی مؤدیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می باشند. 3- مؤدیانی که برای ثبت رویدادهای مالی خود از نرم افزارهای حسابداری دارای قابلیت ثبت معاملات و رویدادهای مالی استفاده نموده و سپس اطلاعات را به صورت دست نویس در دفاتر ثبت مینمایند، مکلفند حداقل ماهی یک بار خالصه عملیات ثبت شده نرم افزار حسابداری را در دفاتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد این اطلاعات را به دفتر کل منتقل نمایند. در این صورت مؤدیان باید هنگام رسیدگی ضمن ارائه دستورالعمل نحوه کار با نرم افزار مالی و حسابداری مربوط، امکان دسترسی لازم به اطلاعات نرم افزار را ارائه نمایند. عدم ارایه دستورالعمل و یا عدم امکان دسترسی به اطلاعات، در حکم عدم تسلیم دفاتر خواهد بود. 4- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است. 5- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد. 6- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است. 7- دفاتر و اسناد حسابداری میبایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر شود. 8- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد. 9- تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود. 10- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یک بار (تا قبل از بستن حساب ها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند. 11- ثبت دفاتر نزد مراجع قانونی ضمن سال مالی مشروط بر این که تا تاریخ ثبت هیچ گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است. 12- ارائه دفاتر سفید و نانویس و ارایه دفاتر پلمب نشده در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می شود. 13- مؤدیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست حسب مقررات مربوطه، به اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. الف- 2) استفاده از دفاتر الکترونیکی: 1- مؤدیانی که از دفاتر الکترونیکی استفاده می کنند می بایست برای ثبت اطلاعات در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، نسبت به دریافت کد رهگیری پلمب دفاتر الکترونیکی از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای سال مالی مورد نظر اقدام نمایند. 2- مؤدیان مکلفند برای ثبت اطلاعات سال مالی مورد نظر اطلاعات رویدادهای مالی خود را، مطابق نمونه اعلامی توسط سازمان، در دوره زمانی مندرج در جدول زیر، حداکثر تا مهلت های تعیین شده، در سامانه «دفاتر تجاری الکترونیکی» بارگذاری کنند. ردیف سال مالی دوره زمانی حداکثر مهلت بارگذاری 1 برای سال مالی که شروع آن تا 1403/12/30 باشد. یک ساله تا پایان بهمن ماه سال 1404 و یا چهار ماه پس از انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی موضوع مواد 100 و110 قانون مالیاتهای مستقیم هر کدام که موخر باشد. 2 برای سال مالی که شروع آن در سال 1404 باشد. شش ماهه برای شش ماهه اول تا تاریخ 1405/02/31 و یا چهار ماه پس از دوره زمانی شش ماهه هر کدام موخر باشد و برای شش ماهه منتهی به پایان سال مالی تا قبل از انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی موضوع مواد 100 و110 قانون. 3 برای سال مالی که شروع آن در سال 1405 باشد. سه ماهه برای دوره سه ماهه منتهی به پایان سال مالی تا قبل از انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی موضوع مواد 100 و110 قانون و برای سایر دوره های سه ماهه تا دو ماه پس از دوره زمانی. 4 برای سال مالی که شروع آن از سال 1406 و به بعد باشد. یک ماهه برای ماه منتهی به پایان سال مالی تا قبل از انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی موضوع مواد 100 و 110 قانون و برای سایر ماه ها تا پایان دو ماه بعد. 3- ثبت اطلاعات مالی مطابق نمونه اعلامی توسط سازمان در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان، به منزله تنظیم دفاتر قانونی محسوب میشود و داده های مزبور با رعایت مقررات مربوطه می تواند در فرآیند رسیدگی مبنا قرار گیرد. با توجه به دسترسی سازمان به اطلاعات دفاتر الکترونیکی، مأموران مالیاتی میتوانند در مواردی که مؤدیان مالیاتی با رعایت قوانین و مقررات مربوطه برای حسابرسی انتخاب شده اند، بر اساس نوع حسابرسی مالیاتی نسبت به مطالبه اسناد و مدارک وی برای رسیدگی اقدام نمایند. 4- عدم بارگذاری بخشی از اطلاعات مربوط به یکسال مالی در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در حکم عدم ارایه دفاتر محسوب نمی شود. 5- مؤدیانی که از دفاتر الکترونیکی استفاده می نمایند باید نسبت به نگهداری اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست حسب مقررات مربوطه به اداره امور مالیاتی ارایه نمایند. 6- مؤدیانی که اطلاعات خود را به صورت تجمیعی در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت می کنند، مکلفند از نرم افزارهای دارای قابلیت ثبت معاملات و رویدادهای مالی مرتبط با فعالیت های خود استفاده نمایند، در این صورت مؤدیان باید هنگام رسیدگی ضمن ارائه دستورالعمل نحوه کار با نرم افزار مالی و حسابداری مربوط، امکان دسترسی لازم به اطلاعات نرم افزار را ارائه نمایند. عدم ارایه دستورالعمل و عدم امکان دسترسی به اطلاعات در حکم عدم تسلیم دفاتر می باشد. 7- نمایه های (فیلدهای) اطلاعاتی مندرج در نمونه اعلامی، توسط سازمان مطابق قوانین و مقررات مرتبط تعیین میگردد. در صورت تغییر نمایه های (فیلدهای) موصوف، تغییرات صورت پذیرفته سه ماه بعد از اطلاع رسانی های لازم مطابق قوانین و مقررات مرتبط، توسط سازمان اجرایی میگردد. 8- در مواردی که مؤدی حسب مقررات اقدام به پلمب و نگهداری دفاتر دستی نموده باشد، نیازی به رعایت مقررات مربوط به دفاتر الکترونیکی ندارد. ب- صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند، مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم پیوست (1) بر اساس آن تنظیم نمایند. پ- صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خالصه درآمد و هزینه سالانه خود را به شرح فرم پیوست (2 ) بر اساس آن تنظیم نمایند. ت- نگهداری دفاتر قانونی برای مؤدیان گروه دوم و سوم الزامی نیست.