فصل سوم - مقررات مربوط بدفترخانه و وظايف سردفتران و دفترياران (از ماده 18 تا ماده 31)
فصل سوم - مقررات مربوط بدفترخانه و وظايف سردفتران و دفترياران
ماده 18
ماده 18 - كليه اسناد در دفترخانه هاي اسناد رسمي و در اوراق مخصوصي كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در اختيار دفترخانه قرار‌داده ميشود تنظيم و فقط در يك دفتر كه بنام دفتر سردفتر ناميده ميشود ثبت ميگردد و ثبت سند بامضاي اصحاب معامله و سردفتر و دفتريار خواهد رسيد مگر آنكه دفترخانه فاقد دفتريار باشد.
ماده 19
ماده 19 - هر دفترخانه علاوه بر دفتر سردفتر كه يك نسخه است داراي دفاتر ديگر كه نوع و عنوان و تعداد و نحوه تنظيم و نگهداري آن طبق‌آئين‌نامه معين ميشود خواهد بود.
ماده 20
ماده 20 - دفتر گواهي امضاء دفتري است كه منحصراً مخصوص تصديق امضاء ذيل نوشته‌هاي عادي است و نوشته تصديق امضاء شده با توجه بماده 375 آئين دادرسي مدني مسلم‌الصدور شناخته ميشود. وزارت دادگستري آئين‌نامه لازم را براي گواهي امضاء تهيه و تصويب خواهد كرد.
ماده 21
ماده 21 - اصول اسناد رسمي در صورت تقاضاي متعاملين بتعداد آنها تهيه ميشود و بهر حال يك نسخه اضافي تنظيم خواهد شد كه نسخه‌اخير بايد در دفترخانه نگاهداري شود. متعاملين ميتوانند از اصول اسناد رونوشت يا فتوكپي اخذ نمايند.در موارديكه نسبت بسند ادعاي جعل و يا‌ادعاي عدم مطابقت فتوكپي يا رونوشت يا اصل سند شده باشد دفاتر اسناد رسمي مكلفند بدرخواست مراجع صالح قضائي اصل سند را لاك و مهر‌شده موقتاً بمراجع قضائي مذكور ارسال دارند. و هرگاه مراجع مذكور ملاحظه دفتر را لازم بدانند ميتوانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه كنند.
ماده 22
ماده 22 - سردفتران و دفترياراني كه در انجام وظايف خود مرتكب تخلفاتي بشوند در مقابل متعاملين و اشخاص ذينفع مسئول خواهند بود هرگاه‌سندي در اثر تقصير يا تخلف آنها از قوانين و مقررات مربوط بعضاً يا كلاً از اعتبار افتد و در نتيجه ضرري متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازاتهاي‌مقرر بايد از عهده خسارت وارد برآيند. دعاوي مربوط بخسارات ناشي از تخلفات سردفتران و دفترياران تابع قوانين و مقررات عمومي خواهد بود.
ماده 23
ماده 23 - سردفتر مسئول كليه امور دفترخانه است و دفتريار اول مسئول اموري است كه بموجب مقررات بعهده او محول شده و يا از طرف‌سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور باو[به او] ارجاع ميشود. در مورد اخير سردفتر و دفتريار مسئوليت مشترك خواهند داشت. در هر مورد كه بر اساس مقررات اين قانون دفتريار بجاي سردفتر انجام وظيفه ميكند مسئوليت دفتريار همان مسئوليت سردفتر است و همين حكم در‌مورد سردفتري كه كفالت دفترخانه ديگري را بعهده دارد نسبت بامور[به امور] كفالت جاري خواهد بود.
ماده 24
ماده 24 - سردفتران و دفترياران ميتوانند از مرخصي و معذوريت استفاده نمايند نحوه استفاده از مرخصي و معذوريت و مدت آن بموجب آئين‌نامه‌اي خواهد بود كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و كانون سردفتران تهران تهيه و بتصويب وزارت دادگستري خواهد رسيد.
ماده 25
ماده 25 - در موارد مرخصي - بيماري - تعليق - انفصال موقت و معذوريت دفتريار و نيز در مواردي كه دفتريار كفالت دفترخانه را طبق اين قانون‌عهده‌دار شود در صورتي كه دفترخانه داراي دفتريار دوم باشد امور مربوط بدفتريار بعهده دفتريار مزبور خواهد بود و هر گاه دفتريار دوم نباشد تا دو‌ماه وظايف دفتريار را خود سردفتر انجام ميدهد و اگر مدتهاي بالا زائد بر دو ماه باشد كفالت امور دفتريار موقتاً بعهده دفتريار دفترخانه ديگري گذارده‌خواهد شد. نحوه كفالت و انتخاب دفتريار كفيل بموجب آئين‌نامه مندرج در ماده 24 تعيين خواهد شد.
ماده 26
ماده 26 - در مواردي كه سردفتر يا دفتريار كفيل دفترخانه طبق حكم دادگاه انتظامي به انفصال دائم يا سلب صلاحيت محكوم و يا مستعفي يا‌بازنشسته ميشود و بالنتيجه دفترخانه تعطيل ميگردد. مسئول دفترخانه بايد بلافاصله اقدام بتحويل كليه دفاتر و اسناد و اوراق مربوط بدفترخانه بنمايد و نيز كليه وجوه و اوراق بهادار كه بهر عنوان باو سپرده شده طبق دستور ثبت محل بدفتر يا دفترخانه يا بدفترخانه‌اي كه تعيين ميشود‌حسب مورد تحويل دهد در صورت امتناع بششماه الي يكسال حبس جنحه‌اي محكوم خواهد شد و همين حكم در مورد سردفتر يا دفترياري كه بعلت بيماري يا حادثه قدرت لازم را براي انجام وظيفه به تشخيص پزشك و تأييد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور از دست داده باشد در صورت امتناع نيز جاري است.
ماده 27
ماده 27 - در موارد مذكور در ماده 26 در صورتيكه سردفتر و دفتريار از تحويل دفاتر و اوراق و سوابق مربوط خودداري نمايند علاوه بر تعقيب آنها بشرح ماده 28 رئيس ثبت محل يا نماينده او بايد با حضور نماينده دادستان شهرستان دفاتر و اوراق و سوابق را در هر محل كه باشد ولو در غياب‌سردفتر و دفتريار با تنظيم صورت مجلس به جانشين آنها تحويل دهند و يا به اداره ثبت منتقل نمايند.
ماده 28
ماده 28 - در صورت فوت سردفتر يا دفتريار كفيل دفترخانه رئيس ثبت محل يا نماينده او با حضور نماينده دادستان و در نقاطي كه دادسرا نباشد با‌حضور دادرس دادگاه بخش يا نماينده او دفاتر و اوراق مربوط بدفترخانه را با تنظيم صورت مجلس[به سر دفتر] بسر دفتر كفيل و يا به مسئول تعيين شده از طرف رئيس ثبت موقتاً تحويل خواهند داد و در مورد فوت دفتريار نيز بترتيب بالا اسناد و اوراق بدفتريار جانشين و يا موقتاً بسردفتر تحويل خواهد شد.در هر مورد كه طبق مقررات اين قانون دفتريار بايد بجاي سردفتر انجام وظيفه كند اگر دفتريار واجد شرايط در محل وجود نداشته باشد دفترخانه موقتاً تعطيل و بشرح اين ماده عمل خواهد شد. ترتيب انجام امور مربوط بدفترخانه در زمان تعطيل بموجب آئين‌نامه تعيين ميشود.
ماده 29
ماده 29 - سردفتران و دفترياران مكلفند علاوه بر رعايت تكاليف قانوني از نظاماتي كه وزارت دادگستري براي آنها مقرر ميدارد متابعت نمايند‌همچنين مواد 49 تا 69 قانون ثبت اسناد و املاك در مورد مسئولان دفتر نسبت به سردفتران و دفترياران و سردفتران ازدواج و طلاق نيز جاري است.
ماده 30
ماده 30 - سردفتران و دفترياران موظفند نسبت به تنظيم و ثبت اسناد مراجعين اقدام نمايند مگر آن كه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانين و‌مقررات موضوعه و نظم عمومي يا اخلاق حسنه باشد كه در اينصورت بايد علت امتناع را كتباً بتقاضا كننده اعلام نمايند.
ماده 31
ماده 31 - سردفتران و دفترياران نبايد اسنادي را كه مربوط بخود يا كساني كه تحت ولايت يا وصايت يا قيمومت آنها هستند و يا با آنها قرابت‌نسبي يا سببي تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند يا در خدمت آنها هستند ثبت نمايند و در صورتيكه در محل دفترخانه ديگري نباشد سند با حضور‌دادستان شهرستان محلي كه دفترخانه در حوزه آن واقع است يا رئيس دادگاه بخش يا نماينده آنها با توضيح مراتب در ذيل آن در همان دفترخانه تنظيم و‌ثبت خواهد شد.